Matchis headerafbeelding Matchis headerafbeelding

Administratief Medewerkers Transplant Center Services (parttime/duobaan 24-28 uur)

Wij zijn op zoek naar 2 nieuwe parttime collega's op onze afdeling Transplant Center Services in Leiden.

Solliciteer op deze vacature

Over Stichting Matchis

Per jaar krijgen enkele duizenden mensen in Nederland te horen dat ze leukemie hebben. Een transplantatie met stamcellen van een gematchte donor kan dan een kans op genezing bieden. Een patiënt kan lang niet van iedereen stamcellen ontvangen. Het is heel belangrijk dat de weefseltypering (HLA) van de stamcellen van een donor zo goed mogelijk past bij die van de patiënt. Dit gebeurt op de afdeling Transpant Center Services (TCS).

De grootste kans om een match te vinden is binnen de eigen familie. Helaas vindt slechts 30% van de patiënten binnen zijn of haar familie een geschikte donor. Als dit niet lukt, wordt er gezocht naar een onverwante donor in het wereldwijde bestand van stamceldonoren. Ook dit doen de collega’s van de afdeling TCS.

Stichting Matchis is verantwoordelijk voor de opbouw van een optimaal onverwant stamceldonor bestand, voor de donorzorg, de donorgeschiktheidsbeoordeling en voor de organisatie van de stamceldonaties door Nederlandse donoren. Daarnaast zoekt Matchis in nauwe samenwerking met de Universitaire Medisch Centra (UMC’s) naar de best passende onverwante stamceldonor als er geen geschikte familiedonor is.

Vanwege groei hebben wij ruimte voor 2 nieuwe parttime collega’s op onze afdeling Transplant Center Services.

De afdeling

De afdeling TCS is verantwoordelijk voor het vinden (“matchen”) van geschikte onverwante stamceldonoren via o.a de weefseltypering (HLA). Wij doen dit voor patiënten die onder behandeling zijn bij een van de Nederlandse transplantatiecentra.

Daarnaast zorgen wij voor het gehele proces: vanaf de aanmelding van de patiënt door de kliniek bij Matchis en de start van de wereldwijde zoektocht in de database naar een onverwante stamceldonor, tot aan de levering van het stamcelproduct voor de uiteindelijke stamceltransplantatie.

Wij werken samen met de academische ziekenhuizen in Nederland, maar ook met alle collega-donorbanken wereldwijd om het behandelingtraject van de patiënt zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Wat ga je doen?

Je ondersteunt de afdeling op operationeel, administratief en secretarieel gebied. Ook belangrijke werkzaamheden nádat de transplantatie heeft plaatsgevonden horen daarbij (post transplantatie- werkzaamheden).

Een impressie:

Post transplantatie werkzaamheden

  • Patiënt-donor correspondentie coördineren
  • Patiënten follow-up (dossiers) verzorgen
  • De voortgang en afhandeling van de dossiers monitoren
  • Het verwerken van de ontvangen documentatie in de patiëntendossiers
  • Contacten met de transplantatiecentra bij het ontbreken van documentatie of onduidelijkheden
  • Het afronden en sluiten van dossiers
  • Controleren van de facturatie

Operationele werkzaamheden

  • Verzorgen van de verwerking van transportcoördinatieverzoeken en de daaruit volgende reisbeschrijvingen van ingeplande stamceltransporten
  • Het afronden van de transportcoördinatieverzoeken
  • Het verwerken van patiënt- en donorgegevens tijdens de search en Work Up fase (dat is de fase van ‘beste match’ tot aan de uiteindelijke donatie).

Adminstratieve werkzaamheden

  • Verwerken van donorgegevens: HLA (weefseltypering), afhandelen van berichten in EMDIS (dat is ons beveiligde berichtenplatform)
  • Het indienen van Work Up requests
  • Eventueel het verwerken van Work Up schema’s
  • Het verzorgen van de verwerking, taalkundige correctie en lay-out van ruwe versies van documenten, verslagen, rapporten e.d.
  • Op verzoek het scannen van documenten en dossiers
  • Verzorgen van de afronding van patiëntendossiers, opvragen van ontbrekende gegevens en documenten en het overleggen van discrepanties met de betrokken search coördinator binnen het TCS team en hierover intern rapporteren

Secretariële werkzaamheden

  • Je behandelt post- en pakketverkeer
  • Je stelt op verzoek brieven op en doet verslag van (afdelings-)vergaderingen
  • Je verzorgt de organisatorische en administratieve voorbereiding en ondersteuning van interne en externe bijeenkomsten
  • Je plant afspraken in met interne en externe contacten

Wie zoeken wij?

  • Iemand die blij wordt van zo’n beetje alles wat hierboven omschreven is 😊
  • Een positieve persoonlijkheid, iemand die denkt in mogelijkheden
  • Iemand die zich verantwoordelijk voelt en meedenkt met ons
  • Iemand die van nature erg secuur is en in staat is zichzelf te controleren
  • Een open persoonlijkheid, die makkelijk contact maakt met collega’s
  • Iemand die het leuk vindt om een bijdrage te leveren aan en onderdeel te zijn van een gezellig team
  • Een spin in het web
  • Opgeruimde persoonlijkheid/ aanpakker
  • Dienstverlenende instelling/ graag behulpzaam

Functie eisen

  • MBO werk- en denkniveau en aantoonbare affiniteit met de medische sector.
  • Ongeveer 3-4 dagen per week beschikbaar (24-28 uur), om in overleg met iemand anders een duobaan te vervullen.
  • Goede spreek en leesvaardigheid van de Engelse taal
  • Goede beheersing Office 365.

Wat bieden wij?

  • Een verantwoordelijke en afwisselende functie in een kleine inspirerende non-profit organisatie (ca. 55 collega’s)
  • Een fijn en hecht team van 10 collega’s verspreid over Leiden en Nijmegen, waarin naast hard werken, ook veel gelachen wordt
  • Een goede begeleiding tijdens het inwerktraject en een passend opleidingsplan
  • Ruimte en begeleiding voor je persoonlijke ontwikkeling
  • Een vooral gezellige en gloednieuwe kantoorplek, naast station Leiden CS
  • Een aanstelling voor minimaal 24-28 uur per week.
  • Een maximumsalaris van € 2914 full-time bij 36 uur (CAO-UMC schaal 5).
  • Standplaats Leiden

Ben je geïnteresseerd?

Heb je nog vragen of behoefte aan meer informatie? Of wil je gewoon van gedachten wisselen om te kijken of het iets voor je zou kunnen zijn? Neem gerust contact met mij op:

Als je enthousiast bent geworden, ontvangen we heel graag jouw motivatie met cv.

Adrienne Fries (Recruitment): 06-26 194 394.

Mailadres: adrienne.fries@matchis.nl

Onze website maakt gebruik van cookies om het gebruik en functionaliteit te waarborgen. Meer informatie hierover vindt u op onze cookie instellingen pagina.

OK