Matchis headerafbeelding Matchis headerafbeelding

Management Assistent Directie/HR

Stichting Matchis is op zoek naar een Management Assistent Directie/HR, 24 uur per week

Solliciteer op deze vacature

Over Matchis 
Per jaar krijgen enkele duizenden mensen in Nederland te horen dat ze leukemie hebben. Een transplantatie met stamcellen van een gematchte donor kan dan een kans op genezing bieden. Een patiënt kan lang niet van iedereen stamcellen ontvangen. Het is heel belangrijk dat de weefseltypering (HLA) van de stamcellen van een donor zo goed mogelijk past bij die van de patiënt. De grootste kans om een match te vinden is binnen de eigen familie. Helaas vindt slechts 30% van de patiënten binnen zijn of haar familie een geschikte donor. Als dit niet lukt, wordt er gezocht naar een onverwante donor in het wereldwijde bestand van stamceldonoren. Stichting Matchis is verantwoordelijk voor werving van nieuwe stamceldonoren, voor de geschiktheidsbeoordeling en zorg voor donoren als ze worden opgeroepen en voor het zoeken van stamceldonoren voor patiënten die zijn opgenomen in Nederlandse transplantatiecentra.

Door de sterke groei van Matchis in de afgelopen jaren is er behoefte aan hoogwaardige administratieve ondersteuning.  In ieder geval voor de Directeur-Bestuurder, de Raad van Toezicht en voor de HRM functie. En omdat wij een kleine organisatie zijn, kan het ook zo zijn dat je andere afdelingen (bijvoorbeeld de afdeling Donor Relaties & Communicatie) bij tijd en wijle bijstaat en ondersteunt. De werkzaamheden zijn zowel strategisch als hands-on.
In deze rol werk je naadloos samen met en vorm je het natuurlijke verlengstuk van directie en HRM. Gemaakte afspraken worden aan jouw zorg en toewijding overgelaten en tot een goed einde gebracht binnen de afgesproken deadlines. Je zorgt ervoor dat dingen zorgvuldig uitgevoerd en afgerond worden en maakt daarbij gebruik van Office 365® tools, waaronder Sharepoint®. Processen binnen Matchis zijn grotendeels geautomatiseerd en wij werken met de nieuwste technieken. Je voelt je dan ook meer dan comfortabel in een omgeving, waarin je wordt uitgedaagd om te kijken hoe jij je werk nog efficiënter kunt inrichten. Je vindt het leuk om nieuwe office ontwikkelingen bij te houden en actief toe te passen binnen je werkzaamheden.
Daarnaast vind je het een sport om topkwaliteit te leveren in je eindproduct en je dienstverlening (intern en extern). Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel, denkt pro actief mee en onderneemt actie waar nodig. Je houdt niet van losse eindjes en schept er genoegen in je takenlijsten af te ronden.
Een natuurlijk talent is je actiegerichtheid en dienstverlenende instelling. Je voelt je prettig in een dynamische omgeving, waarin je moet schakelen tussen verschillende mensen en werkzaamheden. Daarin ben je in staat het hoofd koel te houden en de juiste prioriteiten te stellen. Je voelt je als die spreekwoordelijke ‘spin in het web’, die regelt, ontzorgt en afrondt. Daarnaast voel je je verbonden met ons gemeenschappelijk doel: “Een passende donor vinden voor iedere patiënt.” En lever je vanuit jouw talent, hier je bijdrage aan.

Een greep uit de werkzaamheden:
 
Secretariële Taken

  • Allround ondersteuning van de directeur-bestuurder, de Raad van Toezicht en de HR manager, maar ook de organisatie Matchis, in de meest brede zin. Je vindt het leuk om te ontzorgen en doelgericht taken af te ronden.
  • Bijwonen en notuleren vergaderingen van het Management Team, digitale verslaglegging (kort en bondig) en digitaal voorbereiden van de vergaderingen, het bijhouden van actielijsten en taken en het vastleggen van besluiten, direct na de vergadering.
  • Ondersteuning Raad van Toezicht: het gaat hier om afspraken maken, bijeenkomsten plannen etc.
  • Ondersteuning Ondernemingsraad: bijwonen en notuleren van vergaderingen, afspraken inplannen conform jaarschema.
  • Mailbox & agendabeheer directeur-bestuurder.
  • Algemene mailbox kantoor.
  • Documentmanagement: Het optimaliseren van de administratie. Het beheer van Management Team en Board groepen in Sharepoint, het archiveren van documenten en het ondernemen van actie op binnenkomende correspondentie en dit monitoren.

HR ondersteuning

  • Het ondersteunen van de HR Manager in de volle breedte, met de focus op operatie en uitvoering.
  • Verantwoordelijk voor de algemene HR mailbox.
  • Ondersteuning bij indiensttreding/selectieproces nieuwe medewerkers.
  • Vervullen van de HR administratieve rol in het Personeelsinformatiesysteem Daywize® (in-uit dienst, mutatie processen, beheer personeelsdossiers, etc.). Het ondernemen van actie op meldingen hierin.
  • Monitoren van en actie ondernemen op verjaardagen, jubilea, geboortes en andere gebeurtenissen die gevierd moeten worden of aandacht behoeven.
  • Organisatie van trainingen, cursussen & het introductieprogramma.

Wat zoeken wij?

  • Academisch of HBO+ niveau, bij voorkeur met een juridische achtergrond en tenminste 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie in het bedrijfsleven of in een dienstverlenende sector (bijvoorbeeld de advocatuur).
  • Office 365® en Word®-goeroe•Affiniteit met automatisering, vindt het leuk om nieuwe applicaties en technologieën optimaal te gebruiken.
  •  Flexibele persoonlijkheid; kan goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden, processen, collega’s en afdelingen. Beweegt zich gemakkelijk tussen het werken op operationeel en strategisch niveau.
  • Iemand die gemakkelijk contact maakt en beschikt over een natuurlijke dienstverlenende instelling.
  • Zorgvuldig, integer en discreet.
  • Vaardigheid in de Engelse taal. Vaardigheid in Duits zou heel fijn zijn!
  • Iemand die blij wordt van plannen en organiseren en van het slim organiseren van processen.
  • Een actieve spin in het web, in staat om het overzicht te behouden, te anticiperen daar waar nodig en processen onder controle heeft.
  • Iemand die zelfsturend is met een positieve en vrolijke bijdrage aan de gezamenlijke sfeer.
  • Iemand die denkt in mogelijkheden.
  • Een energieke en proactieve persoonlijkheid.
  • Iemand met oog voor verbeteringsmogelijkheden en die het leuk vindt om zichzelf te blijven ontwikkelen.
  • Iemand die vanuit zijn/haar talenten een belangrijke bijdrage levert aan ons gemeenschappelijk doel
  • Affiniteit met onze doelgroep: jonge gezonde donoren en patiënten, die op zoek zijn naar een passende donor.
  • Een visitekaartje van onze organisatie.

 
Wat kun je van ons verwachten? 

  • Een uitdagende en afwisselende functie in een inspirerende non-profit organisatie (ca. 50 medewerkers) met locaties in Nijmegen en Leiden.
  • Ruimte voor eigen initiatief en de mogelijkheid om zelf richting te geven aan je persoonlijke en professionele ontwikkeling.
  • Begeleiding in je persoonlijke ontwikkeling door individuele coaching, opleiding & training.
  • Een aanstelling voor 24 uur per week (4x6 uur) voor de periode van 1 jaar met de intentie om de samenwerking voort te zetten en eventueel op basis van behoefte uren uit te breiden.
  • Afhankelijk van je kennis en vaardigheden inschaling 8 CAO UMC 2018-2020 (€ 2.769 – € 3.712),  met een mogelijke uitloop naar schaal 9, indien de werkzaamheden naar een specifiek deskundigheidsgebied (bijvoorbeeld juridische beoordeling van contracten) worden uitgebreid.

 

Als je enthousiast bent geworden en meer zou willen weten, bel ons! Wij zijn nieuwsgierig naar jouw verhaal. En wat jou maakt tot een interessante kandidaat voor ons?
Of solliciteer meteen, mail ons je persoonlijke motivatie en cv.
Voor vragen kun je terecht bij  Adrienne.fries@matchis.nl (recruitment), te bereiken via 06 26 194 394. Solliciteren kan via haar directe mail of de button.

Onze website maakt gebruik van cookies om het gebruik en functionaliteit te waarborgen. Meer informatie hierover vindt u op onze cookie instellingen pagina.

OK