Stichting Matchis is op zoek naar een Office Manager die onze groeiende organisatie kan ondersteunen in een functie waarbij je zowel een praktische invulling als de beleidsmatige kant kunt combineren.

De functie

Stichting Matchis groeit snel. Om al onze nieuwe collega’s een volwaardige werkplek te kunnen bieden en ervoor te zorgen dat zij zich kunnen richten op hun werk, kunnen wij jouw hulp goed gebruiken! We zoeken naar een office manager die op een hoger niveau de lopende facilitaire uitdagingen in de groei van de organisatie op kan pakken en daar het juiste beleid voor kan ontwikkelen, daarnaast houd je je bezig met de dagelijkse operationele werkzaamheden en zorg je ervoor dat jouw collega’s de juiste voorzieningen hebben om aan het werk te kunnen gaan.

Taken en verantwoordelijkheden

De functie van Office Manager is heel divers, jouw belangrijkste verantwoordelijkheden zijn:

• Locatie- en werkplekbeheer – Je hebt nauw contact met het gebouwbeheer van locaties Leiden en Nijmegen en zorgt voor naadloze aansluiting op de wensen en behoeften op dit gebied. Je registreert vragen, meldingen en klachten n.a.v. storingen en reparaties en zet deze door naar de juiste leveranciers of personen in de organisatie en bewaakt de voortgang. Kortom: je zorgt dat iedereen een fijne werkplek en de juiste voorzieningen heeft.
• BHV – beleid – Je bent verantwoordelijk voor de inrichting en uitvoering van de BHV-organisatie als BHV-coördinator en ziet toe op het tijdig aanpassen bij wijzigingen
• Beveiliging en toegang – denk hierbij aan het beheer van het passensysteem en het informeren van de nieuwe medewerkers over het BHV- en arbobeleid
• Netheid van de kantoren – Je bent verantwoordelijk voor de facilitaire werkzaamheden en de aanstuur van onder andere het schoonmaakteam en de hovenier
• Daarnaast heb je diverse andere werkzaamheden, denk hierbij aan voorraadbeheer, contractmanagement, postverwerking, ontvangst van bezoekers, het aannemen van binnenkomende telefoontjes naar ons algemene nummer

Wat bieden wij?

• Een veelzijdige functie waarin je veel vrijheid krijgt om de dingen voor elkaar te krijgen
• Werken voor een organisatie met een maatschappelijke impact
• Een gezellige en gloednieuwe kantoorplek naast Leiden CS met fijne collega’s, heerlijke koffie en vers fruit
• Een aantrekkelijk salaris dat varieert van € 3202,- tot € 4259,- op basis van 36 uur (Schaal 8 CAO UMC), afhankelijk van jouw ervaring
• Wij betalen 2/3 van jouw pensioenpremie
• Eindejaarsuitkering
• Bij reizen naar onze kantoorlocatie in Nijmegen mag je gebruik maken van onze NS-businesscard en reis je eersteklas met de trein

Wie ben jij?

• Je wordt blij van het combineren van de praktische invulling van de functie -zoals het voorraadbeheer en zorgen dat iedereen de dag met koffie of thee kan beginnen- met het maken van beleid en het doen van verbetervoorstellen;
• Je ziet wat wel en niet binnen jouw kunnen / tijd past en doet vervolgens zelf de voorstellen om bepaalde dingen efficiënter in te regelen of uit te besteden;
• Je bent bereid om regelmatig (minimaal eens per maand, eventueel vaker bij grotere projecten) ook naar onze kantoorlocatie in Nijmegen te reizen, om ook jouw collega’s daar een fijne werkplek te kunnen bieden;
• Je hebt drie tot vijf jaar werkervaring in een soortgelijke functie;
• Je hebt aantoonbare ervaring met het maken van beleid en doen van verbetervoorstellen.

Solliciteer!

Ben je enthousiast geworden? Solliciteer dan via onze website! Wij ontvangen graag jouw CV en jouw motivatie voor 29 april 2024. De sollicitatieprocedure zal bestaan uit een telefonische kennismaking en twee gesprekken bij ons in Leiden, daarna ontvangen wij graag een referentie van je.
Mocht je liever nog wat meer informatie willen over de functie, dan kun je bellen met Jessica van der Let (HRM Adviseur) via nummer 071 568 5308 Of stuur een mailtje naar teamhr@matchis.nl

Ken je Stichting Matchis al?

Stichting Matchis zorgt ervoor dat patiënten met leukemie en andere ernstige bloedaandoeningen die een stamceltransplantatie moeten ondergaan om zo snel mogelijk de best passende donor krijgen.
Binnen Matchis richten we ons op de werving van Nederlandse donoren, om het Nederlandse donorbestand zo groot mogelijk te krijgen. Wij vertegenwoordigen de ziekenhuizen met Nederlandse patiënten, om voor Nederlandse patiënten een passende stamceldonor te zoeken in het wereldwijde donorbestand. Als laatste vertegenwoordigen en begeleiden we de Nederlandse donor, zodra deze wordt opgeroepen als mogelijk beste match voor een patiënt ergens ter wereld.
Stichting Matchis hecht veel waarde aan kwaliteit, daarom behoort na een jaar dienstverband een opleiding tot interne auditor tot de mogelijkheden waarbij je samen met het interne auditteam processen van collega’s gaat toetsen.